18 Tipps für Ihre Bürokorrespondenz

Punkten Sie mit sympathischen, zielorientierten Briefen und E-Mails. Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei.

  1. Treffen Sie den richtigen Ton

Die Tonalität moderner Geschäftskorrespondenz darf locker, persönlich und pragmatisch sein. Allerdings immer grundsätzlich seriös, substanziell und auf den Punkt gebracht. Vermeiden Sie Floskeln, Füllwörter und Wiederholungen. Füllwörter sind legitim, wenn sie der Satzmelodie dienen (der Leser liest innerlich mit und stockt bei unstimmigen Übergängen).

  1. Planen Sie Ihre Briefe und E-Mails

Überlegen Sie vor dem Schreiben, was Sie dem Empfänger mitteilen möchten. Für eine umfangreichere E-Mail können Sie ein Cluster oder eine Mind-Map anlegen, in der Sie die Inhalte notieren.

  1. Fokussieren Sie auf Ihre Empfänger

Schreiben Sie aus der Perspektive des Lesers, haben Sie immer den Kunden im Fokus. Vermeiden Sie also wir, unser, ich und mein etc., wenn sie nicht wirklich notwendig sind.

  1. Formulieren Sie lösungsorientiert

Bieten Sie Lösungen statt Fragen und gehen Sie in Antwort-E-Mails individuell und konkret auf die Fragestellungen des Schreibenden ein. Formulieren Sie bestenfalls bereits im Betreff eine Problemlösung: konkret und aussagekräftig, maximal 60 Zeichen, in der Gegenwarts- oder Zukunftsform. Damit Ihre E-Mail in der Flut der Infobriefe nicht untergeht, muss der Leser auf den ersten Blick eine Botschaft erhalten, die sich auf seine Situation bezieht.

  1. Erleichtern Sie den Einstieg

Formulieren Sie den ersten Satz Ihrer E-Mail kurz. Geben Sie Ihrer E-Mail Struktur: Einleitung, Hauptteil, Schlussteil (Appell). Ein kurzer Satz erleichtert den Einstieg. Achten Sie darauf, dass der erste Absatz nicht länger als drei Zeilen lang ist.

  1. Heben Sie hervor, was wichtig ist

Setzen Sie wichtige Begriffe und die Hauptaussage fett oder stellen Sie sie frei. Bevor der Empfänger den ganzen Text liest, scannt er ihn einmal kurz ab und entscheidet, ob er für ihn von Interesse ist. Heben Sie daher die wichtigen Informationen für den Leser hervor. Verwenden Sie keine Großschreibung in Ihren E-Mails, sie wird als SCHREIEN interpretiert.

  1. Formulieren Sie verständliche Sätze

Benutzen Sie nicht mehr als 20 Wörter für einen Satz. Längere Sätze sind schwer verständlich und ermüden den Leser. Verwenden Sie in erster Linie Hauptsätze, d. h. vermeiden Sie Nebensätze, WENN Sie nicht wirklich notwendig sind.

  1. Verwenden Sie kurze Wörter

Je kürzer ein Wort, desto leichter nimmt es der Leser auf.

  1. Vermeiden Sie Negativ-Wörter

Sollen, müssen, leider, aber, jedoch, nein, unglücklicherweise eignen sich lediglich, wenn Sie Ihren Leser in schlechte Stimmung versetzen möchten …

  1. Direkte Rede und Anrede verwenden

Sie wirken im Gegensatz zu (überflüssigen) Konjunktiven motivierend und aktivieren stärker. Können Sie sich vorstellen …? mobilisiert zum Beispiel eher als Könnten Sie sich vorstellen …?.

  1. Vermeiden Sie das Wort machen

Ersetzen Sie es – wo möglich – durch konkrete Verben, die die Tätigkeit genauer bezeichnen. Statt fertig machen zum Beispiel lieber vorbereiten oder beenden, statt Gedanken machen besser überlegen
 oder nachdenken.

  1. Drücken Sie sich klar und direkt aus

Nehmen Sie sich Zeit und denken Sie über sprachliche Möglichkeiten nach, bevor Sie sich entscheiden. Dann erkennen Sie, dass es beispielsweise zu Sie werden die Erfahrung machen, wie es ist … eine bessere Alternative gibt: Erfahren Sie selbst, wie es ist …

  1. Formulieren Sie – wo möglich und angebracht – durchgehend positiv

Kein Problem, nicht genug, nicht schlecht und Ähnliches wecken negative Assoziationen und Gefühle, die stärker haften bleiben als positive.

  1. Lockern Sie Ihre Satzstruktur auf

Beleben Sie längere E-Mails mit Fragesätzen, aktivierenden Aufforderungen und gelegentlich – zur Abwechslung – mit einem Halbsatz (z. B. Haben Sie noch Fragen?, Vielen Dank für das nette telefonische Gespräch – und Ihren Auftrag).

  1. Kommen Sie zum Punkt

Dies gilt vor allem, wenn Sie E-Mails in Führungsetagen schicken. Fragen Sie sich bei jeder Nachricht: Kann ich das auch kürzer formulieren und dabei höflich und kundenorientiert bleiben? Weniger ist manchmal mehr. Lesen Sie Ihre Texte in Ruhe und versuchen Sie dabei immer und immer wieder, Wörter zu streichen. Sie werden feststellen: Ganze Wortgruppen erübrigen sich − bei gleicher Satzaussage.

  1. Schreiben Sie aktiv

Verwenden Sie wenige Hauptwörter und mehr Verben (z. B. statt mit der Bitte um Prüfung lieber bitte prüfen Sie, aus in Anlehnung an unser Gespräch wird wie wir besprochen haben).

  1. Bleiben Sie sachlich

Gehen Sie nicht auf Emotionen – echte oder vermutete – ein. Bleiben Sie immer auf der Sachebene, um Missverständnisse zu vermeiden.

  1. Lesen Sie jede E-Mail Korrektur

Bevor Sie auf den ‚Senden‘-Button drücken: Achten Sie auf Rechtschreibung, Grammatik und Satzzeichen. Wenn es eine wichtige E-Mail ist: Machen Sie den Schluss-Check im Ausdruck und/oder bitten Sie einen Kollegen, den Text zu prüfen.

Zum Abschluss noch einige praktische Anmerkungen:

  • Schicken Sie lediglich Anlagen mit, die für den Empfänger nützlich sind.
  • Geben Sie der beigefügten Datei einen logischen Namen, komprimieren Sie Anlagen über 1 MB.
  • Verzichten Sie auf die Lesebestätigung: Sie gibt dem Leser leicht das Gefühl, dass er kontrolliert wird.
  • Und verzichten Sie ebenfalls auf eine ‚wichtig!‘-Markierung per roter Flagge: Wenn etwas wirklich dringend ist, rufen Sie besser an und klären die Angelegenheit am Telefon.

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