Zehn Tipps für gute Moderation

Wann war ein Meeting erfolgreich? Wir meinen: Wenn alle Teilnehmer ihr Potenzial einbringen konnten und alle wichtigen Punkte behandelt wurden. Mit intelligenter Moderation bieten Sie Ihrem Team die Voraussetzung für produktive Besprechungen und Workshops. Aus unserer Arbeitspraxis haben wir zehn Tipps für Sie zusammengestellt: 

1. Erarbeiten Sie gemeinsam Regeln für das Meeting 

Besprechen Sie zu Beginn des Meetings mit den Teilnehmern, welche Regeln hilfreich für die Zusammenarbeit sind. Zum Beispiel: Handys bleiben ausgeschaltet (bzw. wichtige Gespräche können angenommen und draußen geführt werden); sich gegenseitig ausreden lassen; Kritik sachlich formulieren; auf das Thema des Meetings fokussieren, also keine verbalen Nebenschauplätze etc. aufmachen … Beziehen Sie die Teilnehmer von Anfang an mit ein, d. h., fragen Sie nach, welche Regeln sie sich wünschen. Die Vereinbarungen halten Sie an der Flipchart fest und hängen diese für alle sichtbar an eine Wand des Besprechungsraums.

2. Einigen Sie sich auf die Ziele des Meetings 

Definieren und kommunizieren Sie zu Beginn die Zielvorgaben. Schreiben Sie auch diese für alle sichtbar auf. Während des Meetings werden die Themen nach und nach bearbeitet. Die gemeinsamen Fortschritte sind so für alle nachvollziehbar.

3. Vereinbaren Sie einen realistischen Zeitrahmen 

Legen Sie für die Bearbeitung der Themen einen klaren Zeitraum fest. Planen Sie für wichtige Besprechungspunkte zeitlichen Spielraum ein. Halten Sie zwischendurch mit der Gruppe Rücksprache, ob der Zeitrahmen gehalten werden kann oder angepasst werden soll.

4. Schaffen Sie eine produktive Arbeitsatmosphäre 

Motivieren Sie alle Teilnehmer zu konstruktiven Beiträgen – schaffen Sie auch Raum für zurückhaltende Mitarbeiter. Unterschiedliche Meinungen fördern eine lebendige Diskussion. Sprechen Sie die Teilnehmer direkt mit Namen an – das schafft Vertrauen. Wichtig ist auch die Sitzordnung: Für angeregten Austausch in der Gruppe eignet sich am besten die Kreis- oder Halbkreisform. Sie bietet freie Sicht für und auf jeden Teilnehmer.

5. Gestalten Sie das Meeting abwechslungsreich

Kombinieren Sie verschiedene Präsentations- und Diskussionstechniken, um die Teilnehmer zu aktivieren. PowerPoint-Präsentationen und Projektoren vermitteln Inhalte; Flipcharts eignen sich dafür, diskutierte Themen und Ideen für die Gruppe festzuhalten. Auf Moderationswänden können die Teilnehmer ihren eigenen Input festhalten. Achten Sie auf ein ausgewogenes Verhältnis von Information für die Teilnehmer und Diskussion innerhalb der Gruppe. So bleibt das Meeting abwechslungsreich und lebendig.

6. Stellen Sie ergebnisorientierte Fragen 

Auf „gute“ Fragen erhalten Sie nützliche Antworten. Wenden Sie verschiedene Fragetechniken an, um die Ressourcen der Gruppe zu aktivieren:

  • Die offene Frage (z. B.: Wie bewerten Sie den vorliegenden Lösungsansatz?)
  • Die Zuruf-Frage (z. B.: Welche Aspekte sind wichtig, um das Problem zu lösen?)
  • Die zielgerichtete Frage (z. B.: Wer hatte schon Kontakt zu diesem Kunden?)
  • Die Alternativ-Frage (z. B.: Welche Möglichkeiten gibt es?)
  • Die Qualifikationsfrage (z. B.: Wer besitzt die Fähigkeiten und Kenntnisse, um den Lösungsansatz umzusetzen?)

7. Erstellen Sie Affinity Maps 

Sammeln Sie Ideen und Informationen in sogenannten Affinity Maps:

  1. Alle Teilnehmer schreiben ihre Ideen zum jeweiligen Thema auf Post-Its – eine Idee pro Post-It – und kleben alle Zettel an die Moderationswand.
  2. Die Teilnehmer gruppieren ihre Post-Its gemeinsam so, wie es ihnen sinnvoll erscheint. Diskussionen sind an dieser Stelle vorprogrammiert – und hilfreich!
  3. Im dritten Schritt erstellen die Teilnehmer zu jedem Cluster/Thema passende Überschriften.

8. Priorisieren Sie die Ideen innerhalb der Themen 

Bei komplexeren Themen gehen Sie einen Schritt weiter: Fordern Sie die Teilnehmer auf, ihre gesammelten Ideen nach Wichtigkeit zu ordnen. Jeder Teilnehmer hat dafür eine oder mehrere „Stimmen“ bzw. rote Klebepunkte. Zählen Sie alle Stimmen/Punkte zusammen und erstellen Sie ein Ranking der wichtigsten Ideen. Eine solche Zusammenstellung ist sehr hilfreich, um einen Überblick zu gewinnen und z. B. gemeinsam einen Aktionsplan zu entwickeln.

9. Schließen Sie den Kreis 

Gleichen Sie am Ende des Meetings die definierten Ziele mit den Ergebnissen ab. Halten Sie fest (z. B. durch Abhaken), welche Ziele erreicht wurden bzw. welche Punkte noch offen sind. Klären Sie in der Runde, ob es noch Fragen gibt und besprechen Sie, wie die Teilnehmer mit den offenen Punkten verfahren möchten.

10. Beenden Sie das Meeting mit einer Zusammenfassung 

Erstellen Sie ein Bildprotokoll der gemeinsam erarbeiteten Inhalte (Flipcharts, Moderationswände …) und fassen Sie ggf. noch Informationen zusammen. Im Idealfall sind die visualisierten Ergebnisse so dargestellt, dass ein Bildprotokoll ausreicht. Denn auch z. B. ein Aktionsplan enthält bereits Namen der Verantwortlichen, Aufgaben, zeitliche Angaben etc. Stellen Sie sicher, dass alle gesammelten Informationen und Themen für jeden Teilnehmer abrufbar sind. Und vereinbaren Sie direkt einen Termin für das nächste Meeting.

Im Zentrum der Aufmerksamkeit zu stehen ist für die meisten Menschen eine Herausforderung. Als Moderator sind Sie allerdings kein Einzelkämpfer – sondern Teil des Teams. Nur Mut: Ihre nächste Moderation wird ein Erfolg!

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