12 wertvolle Hinweise für erfolgreiche Korrespondenz im Beruf

Die zwei Studentinnen Rebekka Negger und Anna Steinhaus haben bei Schreibcoach Renate Da Rin konkret nachgefragt: Wie lerne ich, besser zu schreiben?

Entstanden ist eine Sammlung wertvoller Tipps, die essenziell sind, wenn Sie auf beruflicher Ebene mit Texten Ziele erreichen und sinnvoll kommunizieren wollen.

 

  1. Frau Da Rin, wie gestalte ich den Aufbau meiner Briefe und E-Mails ansprechend?
  • Starten Sie mit einem attraktiven Betreff: Je konkreter und aussagekräftiger dieser ist, desto mehr Aufmerksamkeit erhält Ihre E-Mail auf den ersten Blick.
  • Geben Sie Ihrem Text eine klare Struktur: Einleitung, Hauptteil und Schluss.
  • Kurze Sätze und Absätze erleichtern das Lesen.
  1. Wie formuliere ich kurze und kompakte Texte?
  • Weniger ist mehr: Wenn Sie alle überflüssigen Wörter und Wortgruppen streichen, bleibt die Satzbedeutung trotzdem erhalten.
  • Verzichten Sie auf lange Nebensätze! Hauptsätze sind viel deutlicher und leichter zu verstehen.
  1. Wer steht idealerweise im Mittelpunkt eines Briefes?
  • Meist der Leser! Sprechen Sie ihn also direkt an, benutzen Sie mehr Sie, anstatt ich bzw. wir.
  1. Wie kann ich meinen Text bestmöglich an den Leser anpassen?
  • Indem Sie sich schon beim Schreiben ein Bild von Ihrem Leser vor dem inneren Auge machen. Denken Sie an ihn, wenn Sie schreiben!
  • Ihr Adressat gehört meist einer bestimmten Zielgruppe an. Überlegen Sie, welche Eigenschaften diese Zielgruppe hat, und versuchen Sie diese in Ihrer Wortwahl zu bedienen.
  1. Wie formuliere ich ‚leserfreundlich‘?
  • Formulieren Sie lösungsorientiert und gehen Sie immer deutlich auf die konkreten Fragestellungen des Lesers ein.
  • Wichtige Informationen für den Adressaten heben Sie hervor, indem Sie sie fett schreiben. Vermeiden Sie es, GROSS zu schreiben, das wirkt so, als würden Sie schreien.
  • Je kürzer die Sätze und Wörter sind, desto leichter nimmt der Leser sie auf.
  1. Wo liegt die Grenze zwischen sachlichen und lockeren Formulierungen?
  • Ihre E-Mail darf natürlich persönlich sein – wenn Sie es nicht übertreiben. Bleiben Sie dennoch immer auf der sachlichen Ebene und lassen Sie sich nicht auf emotionales Hickhack ein.
  1. Warum besser auf Floskeln und Sprichwörter verzichten?
  • Floskeln flachen einen Text grundsätzlich ab. Versuchen Sie, einen korrekten und individuellen eigenen Stil zu entwickeln, statt auf Floskeln und Allerweltsformulierungen zurückzugreifen.
  • Sprichwörter sind eher interessant, wenn sie leicht abgeändert werden. Das bringt den Leser zum Schmunzeln.
  1. Welche Stilmittel kann ich verwenden, um meinen Text lebendig zu gestalten?
  • Bringen Sie Schwung in Ihre Texte mit Stilmitteln wie Fragesätzen, direkten Reden, Ausrufezeichen, Doppelpunkten, Gedankenstrichen …
  • Durch Wortbilder/Metaphern können sich Ihre Leser mehr unter Ihrem Text vorstellen.
  • Den gleichen Effekt hat das Phänomen ‚Pars pro Toto‘: Nennen Sie den kleinsten Teil von dem, was Sie sagen möchten. Knoblauch und Zimt prägen sich besser in unsere Sinne ein als Gewürze, oder Rosen und Vergissmeinnicht besser als Blumen
  1. Worauf verzichte ich besser beim Schreiben?
  • Auf zu viele Nomen! Verbalstil liest sich einfach lebendiger.
  • Fremd- und Fachbegriffe verwenden Sie besser nur, wenn Sie sicher sind, dass Ihr Leser sie auch versteht.
  • Verwenden Sie den Konjunktiv nur, wenn er wirklich passt! Die direkte Rede motiviert und aktiviert stärker.
  1. Was sind unglückliche Formulierungen?
  • Verzichten Sie, wo immer es geht, auf sogenannte Negativformulierungen. Dazu zählen zum Beispiel: leider, nicht schlecht, unglücklicherweise, jedoch, aber
  1. Was kann ich tun, um meine E-Mail sinnvoll vor- und nachzubereiten?
  • Überlegen Sie bereits vor dem Schreiben, was Sie überhaupt mitteilen möchten. Machen Sie eine Skizze mit den wichtigsten Punkten. Für umfangreiche E-Mails hilft ein Cluster oder eine Mindmap!
  • Bevor Sie Ihre Texte endgültig absenden, lesen Sie diese auf jeden Fall Korrektur. Achten Sie dabei auf Rechtschreibung, Grammatik und Tippfehler.
  1. Und zu guter Letzt: Haben Sie Literaturempfehlungen für begeisterte Schreiber?
  • Deutsch für junge Profis von Wolf Schneider und Formulieren ohne Floskeln von Jörg Neumann sind Bücher, die ich gerne empfehle.
  • Darüber hinaus ist der Griff zum Duden immer sinnvoll, wenn Sie unsicher sind, wie ein bestimmtes Wort geschrieben wird. Außerdem stehen vorne im Duden wertvolle Hinweise zu Regeln, Schreibweisen, Satzzeichen etc.
  • Was auch immer Sie lesen, lesen Sie aufmerksam. Merken Sie sich gute Formulierungen. Wenn Ihnen eine Textstelle besonders gefällt, dann schreiben Sie sie ab! So bekommen Sie ein Gefühl für gute Texte – das wird Ihr eigenes Schreiben nach und nach positiv beeinflussen.

In unserem nächsten Beitrag, erfahren Sie, was gelungene Moderation auszeichnet. Ob Besprechung oder Workshop – wir haben die zehn besten Tipps gesammelt, wie Sie Meetings effektiv und spannend gestalten.

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